Automatización de Procesos de Monitoreo y Evaluación: Lecciones Aprendidas

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En mi primer año del posgrado tomé dos clases de monitoreo y evaluación. Como profesionista dentro de la sociedad civil, considero necesario dominar estas metodologías ya que ayudan a cerrar la brecha entre donantes y organizaciones que a veces enfrentan los program officers, agilizando la capacidad de aplicar a grants y reportar a donantes sobre proyectos de la manera más eficiente posible. En esta clase pude perfeccionar el conocimiento que ya traía después de varios años en OSCs y aplicarlo a metodologías más rigurosas para medir el éxito de proyectos.

La primera clase consistió en la creación de un marco lógico institucional para un cliente real. El cliente en cuestión era una organización donante que ofrece micro-grants a cientos de organizaciones pequeñas alrededor del mundo con base en diversos ejes temáticos. Homologar la amplia gama de proyectos en diversas categorías temáticas fue el primer paso en el proceso. De ahí comenzamos a generalizar los resultados y efectos deseados (outcomes), los posibles entregables (outputs), y las actividades.

Cuando comenzamos el segundo semestre del curso, el punto inicial era utilizar el marco lógico creado para monitorear y evaluar a la organización. Sin embargo, dado el volumen de proyectos, este marco lógico no era suficiente. Era necesario algo más detallado y comprehensivo. Asimismo, identificamos dos problemas. El primero era que la organización no contaba con metodologías para medir el éxito de sus donatarios. El segundo era que las organizaciones que reciben fondos tenían recursos limitados y carecían de herramientas para evaluar sus proyectos. Además, resultaba costoso para la organización establecer un programa de construcción de capacidades para todos sus cientos de donatarios. Tomando esto en cuenta, lo primero que hicimos fue comenzar a construir un banco de indicadores (“stock indicators”) que fueran lo suficientemente ambiguos para ser utilizados en diversos proyectos, pero a la vez medibles y accionables sin demasiado conocimiento técnico. De ahí nos dimos cuenta que podíamos construir una herramienta que los aglomerara y facilite los procesos de monitoreo y evaluación.

La idea fue sencilla: Una herramienta para automatizar la creación de marcos lógicos con base en un cuestionario llenado por los grantees. Usando Google Forms diseñamos un cuestionario de opción múltiple en el que seleccionan todos los elementos clave de un marco lógico (objetivo, resultados y entregables, indicadores, y método de verificación) con base en este banco de indicadores. Este cuestionario alimenta una base de datos que se utiliza para capturar automáticamente la información en un marco lógico. Con ello se puede generar de manera automática marcos lógicos para cada uno de los donatarios, dando la pauta para el proceso de recolección de información y el establecimiento de líneas base para medir el cumplimiento de los objetivos de los proyectos.

A finales de este segundo semestre, el pitch fue aceptado por el cliente. Esto abrió la puerta a continuar puliendo la herramienta como parte de una consultoría externa durante el verano de 2020. El paso siguiente será el piloteo de la herramienta durante la convocatoria para fondos que se abrirá en el otoño. La retroalimentación generada nos permitirá hacer ajustes para mejorar la experiencia de usuario.

Lo que demuestra esta experiencia es que existe un potencial gigantesco para la creación de herramientas que aceleran los procesos de monitoreo y evaluación dentro del mundo de las ONGs y OSCs a partir de la generación automatizada de marcos lógicos. Sin embargo, la experiencia de crear esta herramienta deja claras diversas lecciones para el proyecto a futuro:

1. Ir más allá de Google Sheets y Google Forms: Estas herramientas son muy útiles para concebir ideas pero tienen claras limitaciones técnicas. A la larga sería ideal combinar el conocimiento en temas de monitoreo y evaluación con experiencia en programación. Esto permitirá tener mejores bases para construir una herramienta de este tipo. Inclusive, puede ser necesaria la creación de un aplicativo único para este propósito desde cero.
2. Una cuestión pertinente es la habilidad de generar múltiples marcos lógicos al mismo tiempo en caso de tener un alto volumen de donatarios, y así agilizar el proceso. Actualmente, dado que será un piloto limitado, no se prevé generar más de uno a la vez, pero si se busca escalabilidad, será necesaria esta previsión.
3. Actualmente existe una tensión entre nivel de detalle y accesibilidad. ¿Buscamos sacrificar nivel de detalle y cantidad de opciones seleccionadas para tener algo muy simple y fácil de usar? O ¿Sacrificamos la simplicidad para tener una herramienta cien por ciento granular y comprehensiva que refleje todo el banco de indicadores?
4. No todo se puede automatizar. Es difícil tener un proceso real de monitoreo y evaluación sin tener un proceso de retroalimentación constante entre donante y donatario. Cada organización tiene necesidades distintas y es importante tomarlo en cuenta para estos procesos. Asimismo, es importante dejar la puerta abierta para procesos participativos de generación de indicadores o metodologías dentro de las mismas comunidades en las que los proyectos de donatarios buscan incidir.
5. Si se busca que este tipo de herramientas sean escalables, es necesario que existan procesos para compartir conocimiento entre organizaciones donantes, en los cuales también se incluyan donatarios. A la larga será necesaria una conversación sobre estándares de datos para herramientas de monitoreo y evaluación.